Теоретический материал
Задание*
Запишите алгоритм изменения уровня безопасности для макросов.
Установите высокий уровень.
Используя диалоговое окно Параметры меню Сервис изучите вкладку Безопасность и запишите в тетрадь настройки Загрузки рисунков по почте. Ответьте на вопрос, можно ли запретить загрузку изображений от любого источника. Если да - то зачем это можно делать?
Вызовите диалоговое окно Параметры (п.1), изучите вкладку "Почтовый антивирус", перенастройте антивирусную программу так, чтобы у вас был установлен Высокий уровень защиты почты. Алгоритм отправить в качестве комментария к данному сообщению, в пункте "Проверка" должны быть установлены все флажки.
среда, 26 января 2011 г.
Практическая работа № 42. Использование средств Задачи в деловодстве
Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся (Повторяющиеся элементы. Элементы календаря, которые периодически повторяются. Например, к повторяющимся элементам можно отнести такие регулярные встречи и задачи, как еженедельное совещание или ежемесячный визит к парикмахеру.). Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.
Создание задачи
Выполните одно из следующих действий.
Создание задачи с нуля
Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Задача.
В поле Тема введите имя задачи (Задача. Личная или связанная с работой обязанность или поручение, за выполнением которых требуется проследить.).
Введите в других полях на вкладках Задача и Подробно сведения, которые требуется записать для этой задачи.
Чтобы сделать задачу повторяющейся, нажмите кнопку Повторение, выберите частоту повторения задачи (ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно) и выполните одно из следующих действий.
Задание повторения задачи через равные интервалы
Задайте параметры частоты повторения. Для повторения задачи через равные интервалы не устанавливайте переключатель Ставить новую задачу через.
Задание повторения задачи на основе даты завершения
Установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле значение частоты повторения.
При необходимости задайте для задачи даты начала и окончания.
Нажмите кнопку OK, затем кнопку Сохранить и закрыть.
Помимо личных задач могут создаваться задачи, поручаемые другим пользователям. Чтобы поручить задачу, отправьте поручение (Поручение. Сообщение, в котором его получателю поручается выполнить задачу. Если получатель принимает поручение, оно включается в список его задач. При этом он становится новым владельцем задачи. Отправитель может отслеживать ход выполнения задачи.). Пользователь, получивший поручение, становится временным владельцем задачи. Он может принять, отклонить или перепоручить задачу кому-либо другому. В случае отклонения задача возвращается пользователю, поручившему ее. (Чтобы вернуть права владельца задачи, ее необходимо вернуть в список задач (Список задач. Список задач отображается в папке «Задачи» и на панели задач в календаре.).) Если задача принята, пользователь, принявший ее, становится постоянным владельцем. Если он перепоручает задачу, ее владельцем становится пользователь, которому она перепоручена.
Только владелец может изменять задачу. При обновлении задачи владельцем в Microsoft Outlook обновляются все копии задачи: копия пользователя, отправившего первое поручение, а также копии всех предыдущих владельцев. После завершения задачи владельцем пользователю, поручившему задачу первым, всем предыдущим ее владельцам и всем, кто запросил отчет, отправляется отчет о состоянии.
Если задача назначена одновременно нескольким пользователям, хранение в списке задач ее обновляемой копии становится невозможным. Чтобы назначить один проект нескольким пользователям и при этом следить за ходом его выполнения, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности. Например, чтобы поручить составление отчета трем сотрудникам, создайте три задачи с именами «Отчет: составитель 1», «Отчет: составитель 2» и «Отчет: составитель 3».
Задание*
1. Составить задачу для себя с оповещением на каждую пятницу к 11.00. (т.е. задача должна быть повторяющаяся с указанием даты окончания 28.02.11)
Тема задачи: "Обновление базы данных"
Обратите внимание на поле "Ответственный", оно должно содержать Ваше имя.
На вкладке "Подробно" укажите объем работ - 35 минут.
Установите категорию задачи - Дела.
Отправьте отчет о выполнении задачи на адрес учителя.
Запланируйте время завершения задачи в календаре.
Планирование в календаре времени завершения задачи
Перетащите задачу, для которой необходимо запланировать время, из папки Задачи на кнопку Календарь в области переходов (Область навигации. Столбец, позволяющий получить доступ к папкам, которые используются для упорядочения сведений. Чтобы просмотреть элементы папки, щелкните ее. Область навигации содержит также раздел «Избранные папки» и кнопки для переключения между почтой, календарем, задачами и другими представлениями.).
На вкладке Встреча выберите необходимые параметры.
Примечание. Элемент любого типа можно преобразовать в элемент другого типа, перетащив его на кнопку папки в области переходов.
2. Составьте задачу "Обновление регистрационных данных МРЕВ", которую необходимо назначить другому пользователю.
Чтобы создать новую задачу (Задача. Личная или связанная с работой обязанность или поручение, за выполнением которых требуется проследить.), выберите в меню Файл команду Создать, а затем — команду Поручение. Чтобы назначить существующую задачу, откройте ее в списке задач (Список задач. Список задач отображается в папке «Задачи» и на панели задач в календаре.) и нажмите кнопку Назначить задачу.
В поле Кому (Поля «Кому», «Копия» и «СК». Сообщение отправляется адресатам, указанным в поле «Кому». Адресаты, указанные в полях «Копия» и «СК» (скрытая копия) также получают сообщение, однако другие адресаты не видят имена адресатов, заданные в поле «СК».) введите имя лица, которому требуется назначить задачу. Чтобы выбрать имя из списка, нажмите кнопку Кому.
В новой задаче введите имя в поле Тема. (В существующей задаче поле Тема уже заполнено.)
Выберите срок исполнения и необходимые параметры состояния.
Установите или снимите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.
Чтобы сделать задачу повторяющейся, выберите в меню Действия команду Повторение, установите необходимые параметры и нажмите кнопку OK.
Введите в текстовом поле задачи необходимые указания и сведения о задаче.
Нажмите кнопку Отправить
Создание задачи
Выполните одно из следующих действий.
Создание задачи с нуля
Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Задача.
В поле Тема введите имя задачи (Задача. Личная или связанная с работой обязанность или поручение, за выполнением которых требуется проследить.).
Введите в других полях на вкладках Задача и Подробно сведения, которые требуется записать для этой задачи.
Чтобы сделать задачу повторяющейся, нажмите кнопку Повторение, выберите частоту повторения задачи (ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно) и выполните одно из следующих действий.
Задание повторения задачи через равные интервалы
Задайте параметры частоты повторения. Для повторения задачи через равные интервалы не устанавливайте переключатель Ставить новую задачу через.
Задание повторения задачи на основе даты завершения
Установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле значение частоты повторения.
При необходимости задайте для задачи даты начала и окончания.
Нажмите кнопку OK, затем кнопку Сохранить и закрыть.
Помимо личных задач могут создаваться задачи, поручаемые другим пользователям. Чтобы поручить задачу, отправьте поручение (Поручение. Сообщение, в котором его получателю поручается выполнить задачу. Если получатель принимает поручение, оно включается в список его задач. При этом он становится новым владельцем задачи. Отправитель может отслеживать ход выполнения задачи.). Пользователь, получивший поручение, становится временным владельцем задачи. Он может принять, отклонить или перепоручить задачу кому-либо другому. В случае отклонения задача возвращается пользователю, поручившему ее. (Чтобы вернуть права владельца задачи, ее необходимо вернуть в список задач (Список задач. Список задач отображается в папке «Задачи» и на панели задач в календаре.).) Если задача принята, пользователь, принявший ее, становится постоянным владельцем. Если он перепоручает задачу, ее владельцем становится пользователь, которому она перепоручена.
Только владелец может изменять задачу. При обновлении задачи владельцем в Microsoft Outlook обновляются все копии задачи: копия пользователя, отправившего первое поручение, а также копии всех предыдущих владельцев. После завершения задачи владельцем пользователю, поручившему задачу первым, всем предыдущим ее владельцам и всем, кто запросил отчет, отправляется отчет о состоянии.
Если задача назначена одновременно нескольким пользователям, хранение в списке задач ее обновляемой копии становится невозможным. Чтобы назначить один проект нескольким пользователям и при этом следить за ходом его выполнения, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности. Например, чтобы поручить составление отчета трем сотрудникам, создайте три задачи с именами «Отчет: составитель 1», «Отчет: составитель 2» и «Отчет: составитель 3».
Задание*
1. Составить задачу для себя с оповещением на каждую пятницу к 11.00. (т.е. задача должна быть повторяющаяся с указанием даты окончания 28.02.11)
Тема задачи: "Обновление базы данных"
Обратите внимание на поле "Ответственный", оно должно содержать Ваше имя.
На вкладке "Подробно" укажите объем работ - 35 минут.
Установите категорию задачи - Дела.
Отправьте отчет о выполнении задачи на адрес учителя.
Запланируйте время завершения задачи в календаре.
Планирование в календаре времени завершения задачи
Перетащите задачу, для которой необходимо запланировать время, из папки Задачи на кнопку Календарь в области переходов (Область навигации. Столбец, позволяющий получить доступ к папкам, которые используются для упорядочения сведений. Чтобы просмотреть элементы папки, щелкните ее. Область навигации содержит также раздел «Избранные папки» и кнопки для переключения между почтой, календарем, задачами и другими представлениями.).
На вкладке Встреча выберите необходимые параметры.
Примечание. Элемент любого типа можно преобразовать в элемент другого типа, перетащив его на кнопку папки в области переходов.
2. Составьте задачу "Обновление регистрационных данных МРЕВ", которую необходимо назначить другому пользователю.
Чтобы создать новую задачу (Задача. Личная или связанная с работой обязанность или поручение, за выполнением которых требуется проследить.), выберите в меню Файл команду Создать, а затем — команду Поручение. Чтобы назначить существующую задачу, откройте ее в списке задач (Список задач. Список задач отображается в папке «Задачи» и на панели задач в календаре.) и нажмите кнопку Назначить задачу.
В поле Кому (Поля «Кому», «Копия» и «СК». Сообщение отправляется адресатам, указанным в поле «Кому». Адресаты, указанные в полях «Копия» и «СК» (скрытая копия) также получают сообщение, однако другие адресаты не видят имена адресатов, заданные в поле «СК».) введите имя лица, которому требуется назначить задачу. Чтобы выбрать имя из списка, нажмите кнопку Кому.
В новой задаче введите имя в поле Тема. (В существующей задаче поле Тема уже заполнено.)
Выберите срок исполнения и необходимые параметры состояния.
Установите или снимите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.
Чтобы сделать задачу повторяющейся, выберите в меню Действия команду Повторение, установите необходимые параметры и нажмите кнопку OK.
Введите в текстовом поле задачи необходимые указания и сведения о задаче.
Нажмите кнопку Отправить
понедельник, 24 января 2011 г.
Практическая работа № 40. Применение средст Заметки и Дневник в деловодстве
Для начала, вкратце, познакомимся с назанчнием средства Календарь программы Outlook Express.
Средство Календарь Microsoft Outlook является календарем и средством создания расписаний, полностью интегрированным с электронной почтой, контактами и другими средствами. Имеется возможность просмотра сведений для дней, недель и месяцев. Календарь позволяет выполнять следующие действия.
Создание встреч и событий
Записи добавляются в календарь Microsoft Outlook так же, как и в бумажный органайзер: щелкните любой интервал времени и введите сведения. Новые градиентные цвета позволяют быстро найти текущее число и время. Текущее время отображается только в режимах просмотра День и Рабочая неделя. Для напоминания о встречах, собраниях и событиях можно использовать звуковые сигналы и сообщения, а для быстрого распознавания элементов можно изменять их цвет.
Организация собраний
Для организации собрания достаточно выбрать время в календаре, создать встречу и пригласить на нее участников. Будет автоматически предложено самое ранее время, когда все участники будут свободны. Если приглашения на собрание рассылаются участникам по электронной почте, каждый адресат получит приглашение в папку Входящие. При открытии приглашения в Microsoft Outlook отображается уведомление, если собрание конфликтует с имеющимся элементом календаря. Приглашение может быть принято, принято под вопросом или отклонено нажатием одной кнопки. Приглашенные участники могут предложить более удобное для них время собрания, если это разрешено организатором. Открыв собрание, организатор может просмотреть список приглашенных, принявших и отклонивших приглашение, а также предложивших другое время.
Просмотр расписаний групп
Имеется возможность создавать календари, в которых отображаются расписания групп пользователей или ресурсов. Например, для ускорения планирования собраний с помощью этого средства можно просматривать расписания всех сотрудников отдела или расписания использования всех ресурсов здания, таких как конференц-залы.
Одновременный просмотр нескольких календарей
Можно просматривать одновременно несколько календарей, в том числе созданные вами календари и общие календари других пользователей. Например, можно одновременно просматривать рабочий календарь и календарь личных встреч.
Кроме того, можно копировать или перемещать встречи между отображаемыми календарями. Область переходов (Область навигации. Столбец, позволяющий получить доступ к папкам, которые используются для упорядочения сведений. Чтобы просмотреть элементы папки, щелкните ее. Область навигации содержит также раздел «Избранные папки» и кнопки для переключения между почтой, календарем, задачами и другими представлениями.) позволяет быстро сделать ваш календарь общим и открыть другие общие календари. Выданные хозяином календаря разрешения определяют возможность создавать или изменять разрешения данного календаря.
Управление календарем другого пользователя
С помощью средства передачи прав доступа один пользователь может управлять календарем другого пользователя с помощью своей копии Microsoft Outlook. Например, помощник по административной работе может управлять календарем руководителя. Если руководитель указал помощника как своего представителя, помощник может создавать, перемещать и удалять встречи, а также организовывать собрания от имени руководителя.
Задание1*
Добавить личный календарь под именем "Практическая работа 40", настроить в нем запись "Встреча" на время +10 минут от текущего, установить подачу звукового сигнала, ВЫБРАТЬ МЕТКУ "Служебное", начало и конец события - текущая дата и время +30 минут от начала события, оповещение - за 5 минут до начала встречи. На панели форматирования выберите кнопку "Пригласить участников", нажмите кнопку "Кому" и из списка контактов выберите 2: контакт учителя и контакт любого из одноклассников, можно выбрать список контактов.
**. Алгоритм отображения двух календарей одновременно: общего и личного, отослать в качестве комментария к данному сообщению.
Задание2*
Создадим 2 заметки, используя программу Outlook express.
Заметки — это электронный эквивалент бумажного блокнота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, ценных мыслей, напоминаний и многого другого, что обычно записывается в бумажный блокнот. При работе заметки остаются открытыми и отображаются на экране. Это особенно удобно, если в заметках хранятся сведения, которые могут понадобиться позднее, например указания или текст, которые можно вставить в другие элементы или документы.
Для создания заметок в области переходов выберите значок желтой папки с загнутым левым уголком. На панели инструментов нажмите кнопку Создать...Заметку. Появится цветной листик, похожий на отрывной, в него внесите алгоритм создания заметки (в этом абзаце ;)). Нажмите кнопку закрыть, заметка сохранится автоматически. Измените цвет ярлыка отрывного листа на зеленый, используя контекстное меню значка заметки. Создайте вторую заметку, содержащую цитату или афоризм (для этого можно воспользоваться ресурсами Интернет). Измените цвет заметки на другой, отличный от зеленого. Измените отображение заметок с значков на список. Создайте еще одну заметку зеленого цвета с содержанием "Практическая работа 40 - очень интересная, а самое главное - актуальная. Я смогу воспользоваться этой программой, когда стану представителем администрации или директором крупной фирмы." Перешлите заметку соседу по парте.
Средство Календарь Microsoft Outlook является календарем и средством создания расписаний, полностью интегрированным с электронной почтой, контактами и другими средствами. Имеется возможность просмотра сведений для дней, недель и месяцев. Календарь позволяет выполнять следующие действия.
Создание встреч и событий
Записи добавляются в календарь Microsoft Outlook так же, как и в бумажный органайзер: щелкните любой интервал времени и введите сведения. Новые градиентные цвета позволяют быстро найти текущее число и время. Текущее время отображается только в режимах просмотра День и Рабочая неделя. Для напоминания о встречах, собраниях и событиях можно использовать звуковые сигналы и сообщения, а для быстрого распознавания элементов можно изменять их цвет.
Организация собраний
Для организации собрания достаточно выбрать время в календаре, создать встречу и пригласить на нее участников. Будет автоматически предложено самое ранее время, когда все участники будут свободны. Если приглашения на собрание рассылаются участникам по электронной почте, каждый адресат получит приглашение в папку Входящие. При открытии приглашения в Microsoft Outlook отображается уведомление, если собрание конфликтует с имеющимся элементом календаря. Приглашение может быть принято, принято под вопросом или отклонено нажатием одной кнопки. Приглашенные участники могут предложить более удобное для них время собрания, если это разрешено организатором. Открыв собрание, организатор может просмотреть список приглашенных, принявших и отклонивших приглашение, а также предложивших другое время.
Просмотр расписаний групп
Имеется возможность создавать календари, в которых отображаются расписания групп пользователей или ресурсов. Например, для ускорения планирования собраний с помощью этого средства можно просматривать расписания всех сотрудников отдела или расписания использования всех ресурсов здания, таких как конференц-залы.
Одновременный просмотр нескольких календарей
Можно просматривать одновременно несколько календарей, в том числе созданные вами календари и общие календари других пользователей. Например, можно одновременно просматривать рабочий календарь и календарь личных встреч.
Кроме того, можно копировать или перемещать встречи между отображаемыми календарями. Область переходов (Область навигации. Столбец, позволяющий получить доступ к папкам, которые используются для упорядочения сведений. Чтобы просмотреть элементы папки, щелкните ее. Область навигации содержит также раздел «Избранные папки» и кнопки для переключения между почтой, календарем, задачами и другими представлениями.) позволяет быстро сделать ваш календарь общим и открыть другие общие календари. Выданные хозяином календаря разрешения определяют возможность создавать или изменять разрешения данного календаря.
Управление календарем другого пользователя
С помощью средства передачи прав доступа один пользователь может управлять календарем другого пользователя с помощью своей копии Microsoft Outlook. Например, помощник по административной работе может управлять календарем руководителя. Если руководитель указал помощника как своего представителя, помощник может создавать, перемещать и удалять встречи, а также организовывать собрания от имени руководителя.
Задание1*
Добавить личный календарь под именем "Практическая работа 40", настроить в нем запись "Встреча" на время +10 минут от текущего, установить подачу звукового сигнала, ВЫБРАТЬ МЕТКУ "Служебное", начало и конец события - текущая дата и время +30 минут от начала события, оповещение - за 5 минут до начала встречи. На панели форматирования выберите кнопку "Пригласить участников", нажмите кнопку "Кому" и из списка контактов выберите 2: контакт учителя и контакт любого из одноклассников, можно выбрать список контактов.
**. Алгоритм отображения двух календарей одновременно: общего и личного, отослать в качестве комментария к данному сообщению.
Задание2*
Создадим 2 заметки, используя программу Outlook express.
Заметки — это электронный эквивалент бумажного блокнота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, ценных мыслей, напоминаний и многого другого, что обычно записывается в бумажный блокнот. При работе заметки остаются открытыми и отображаются на экране. Это особенно удобно, если в заметках хранятся сведения, которые могут понадобиться позднее, например указания или текст, которые можно вставить в другие элементы или документы.
Для создания заметок в области переходов выберите значок желтой папки с загнутым левым уголком. На панели инструментов нажмите кнопку Создать...Заметку. Появится цветной листик, похожий на отрывной, в него внесите алгоритм создания заметки (в этом абзаце ;)). Нажмите кнопку закрыть, заметка сохранится автоматически. Измените цвет ярлыка отрывного листа на зеленый, используя контекстное меню значка заметки. Создайте вторую заметку, содержащую цитату или афоризм (для этого можно воспользоваться ресурсами Интернет). Измените цвет заметки на другой, отличный от зеленого. Измените отображение заметок с значков на список. Создайте еще одну заметку зеленого цвета с содержанием "Практическая работа 40 - очень интересная, а самое главное - актуальная. Я смогу воспользоваться этой программой, когда стану представителем администрации или директором крупной фирмы." Перешлите заметку соседу по парте.
четверг, 20 января 2011 г.
Практическая работа № 39. Средства организации и управления папки Входящие
Просмотреть теоретический материал на сайте Microsoft
Сегодня вы научитесь приводить в порядок папку Входящие на автоматическом уровне, используя, так называемык, правила.
1. В области навигации выберите раздел Почта, выделите папку Входящие одинарным щелчком ЛКМ, вызовите контекстное меню и выберите пункт Создать папку. Введите имя файла "Учитель".
2. Вызовите диалоговое окно Мастер правил, выполнив указание Сервис - Правила и оповещения - Новое
3. Выберите шаблон Перемещение в папку всех сообщение от определенного адресата.
4. Нажмите кнопку Далее и изучите условия отбора на первом шаге. Выберите первое условие в перечне.
5. На шаге 2 необходимо выбрать ссылку для выбора отправителя и папки получателя, в нашем случае это будут адрес учителя и папка Учитель соответственно.
6. Нажимайте кнопку Далее, изучая возможные настройки для данного правила и указывая флажком необходимые для вас.
7. На завершающем этапе настройки правила необходимо установить флажок "выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в почтовом ящике". Результат выполнения этих действий опишите в тетради.
8. Наведите порядок в своей почте, используя вышеуказанные инструкции. Другими словами, ваша задача - отсортировать все письма в вашем ящике по конкертным отправителям.
9. Чтобы удалить отдельное нежелательное сообщение из папки «Входящие» и добавить имя его отправителя в список отправителей нежелательной почты, выполните следующие действия:
1. Щелкните правой кнопкой мыши нежелательное сообщение в папке «Входящие».
2. В контекстном меню укажите на пункт Нежелательная почта.
3. Выберите команду Добавить в список нежелательной почты.
4. Выбрав нежелательное сообщение, в меню Правка выберите команду Удалить.
",Разберитесь" со всеми нежелательными письмами в вашем ящике.
10. Чтобы занести имя отправителя нежелательного сообщения в список отправителей нежелательной почты с тем, чтобы в дальнейшем сообщения от данного отправителя попадали сразу в папку «Удаленные», необходимо найти инструкции по данному вопросу на сайте microsoft и отправить в качестве комментария к данному сообщению.
11. Для выполнения таких задач, как поиск важных полученных сообщений, настройка правил для обработки входящей электронной почты или переключение между папкой «Входящие» и другими папками почтового ящика, удобнее всего использовать панель инструментов Дополнительно в Outlook 2002. На ней собраны элементы управления для быстрого выполнения нескольких организационных задач.
Воспользуйтесь интерент-средствами сайта microsoft для решения вопроса "Настройка папки Outlook «Входящие»"
Сегодня вы научитесь приводить в порядок папку Входящие на автоматическом уровне, используя, так называемык, правила.
1. В области навигации выберите раздел Почта, выделите папку Входящие одинарным щелчком ЛКМ, вызовите контекстное меню и выберите пункт Создать папку. Введите имя файла "Учитель".
2. Вызовите диалоговое окно Мастер правил, выполнив указание Сервис - Правила и оповещения - Новое
4. Нажмите кнопку Далее и изучите условия отбора на первом шаге. Выберите первое условие в перечне.
5. На шаге 2 необходимо выбрать ссылку для выбора отправителя и папки получателя, в нашем случае это будут адрес учителя и папка Учитель соответственно.
6. Нажимайте кнопку Далее, изучая возможные настройки для данного правила и указывая флажком необходимые для вас.
7. На завершающем этапе настройки правила необходимо установить флажок "выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в почтовом ящике". Результат выполнения этих действий опишите в тетради.
8. Наведите порядок в своей почте, используя вышеуказанные инструкции. Другими словами, ваша задача - отсортировать все письма в вашем ящике по конкертным отправителям.
9. Чтобы удалить отдельное нежелательное сообщение из папки «Входящие» и добавить имя его отправителя в список отправителей нежелательной почты, выполните следующие действия:
1. Щелкните правой кнопкой мыши нежелательное сообщение в папке «Входящие».
2. В контекстном меню укажите на пункт Нежелательная почта.
3. Выберите команду Добавить в список нежелательной почты.
4. Выбрав нежелательное сообщение, в меню Правка выберите команду Удалить.
",Разберитесь" со всеми нежелательными письмами в вашем ящике.
10. Чтобы занести имя отправителя нежелательного сообщения в список отправителей нежелательной почты с тем, чтобы в дальнейшем сообщения от данного отправителя попадали сразу в папку «Удаленные», необходимо найти инструкции по данному вопросу на сайте microsoft и отправить в качестве комментария к данному сообщению.
11. Для выполнения таких задач, как поиск важных полученных сообщений, настройка правил для обработки входящей электронной почты или переключение между папкой «Входящие» и другими папками почтового ящика, удобнее всего использовать панель инструментов Дополнительно в Outlook 2002. На ней собраны элементы управления для быстрого выполнения нескольких организационных задач.
Воспользуйтесь интерент-средствами сайта microsoft для решения вопроса "Настройка папки Outlook «Входящие»"
Практическая работа № 38. Создание и редактирование контактов. Создание списка рассылки
1. Запустите программу outlook express.
2. Выполните указание Файл - Создать - Контакт
Добавьте в адресную книгу не менее 3- реальных контактов (можно поинтересоваться у соседей по парте, а можно воспользоваться сообщениями из предыдущей практической работы).
3. Отредактируйте адрес из адресной книги, выполнив указание Сервис - Адресная книга. В списке контактов выберите тот, который следует исправить или дополнить, дважды кликните по контакту, откроется диалоговое окно Контакт, с которым вы работали при создании контактов.
4. Используя адресную книгу отправьте сообщение учителю. Алгоритм записать в тетрадь.
5. Создадим список рассылки. Его удобно создавать для отправки сообщения определенной группе лиц при частом использовании этих контактов. К примеру, в большом офисе необходимо отослать сообщение о совещании маркетинговому отделу. Для этого и удобно создавать списки рассылки для отдельной группе лиц.
Для создания списка рассылки выполните указание аналогично п.2, выбрав последнее указание Список рассылки.
6. Добавьте в список рассылки из адресной книги адрес учителя и один адрес одноклассника, не забудьте вписать название для рассылки: "школа".
7. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть на панели инструментов.
8. Для создания сообщения для группы из списка рассылки, необходимо в области навигации выбрать Контакты, откроется диалоговое окно Контакты, отображая все ваши списки рассылки? двойным щелчком откройте необходимый список, появится следующее диалоговое окно
На панели инструментов выберите кнопку Отправить сообщение контакту, появится новое диалоговое окно для создания сообщения. Обратите внимание, в поле Кому отображается имя списка рассылки.
9. Создайте сообщение для списка рассылки "Школа", указав в теме сообщения С использованием списка рассылки, в содержании письма отразите алгоритм создания контакта.
10. Используя справку программы дайте ответ на вопрос: "Можно ли отправлять сообщения не всем контактам, используя список рассылки", ответ вложить в сообщение, которое необходимо отправить учителю, используя список рассылки "Школа", исключив из него всех, кроме указанного адресата.
11. В качестве комментария к данному сообщению в блоге, отправить ответ на вопрос, каким образом, используя программу Outlook Express можно выяснить номер телефона сотрудника или просто личного контакта.
12. Отправьте вывод к проделанной работе в качестве комментария к данному сообщению в блоге.
2. Выполните указание Файл - Создать - Контакт
Добавьте в адресную книгу не менее 3- реальных контактов (можно поинтересоваться у соседей по парте, а можно воспользоваться сообщениями из предыдущей практической работы).
3. Отредактируйте адрес из адресной книги, выполнив указание Сервис - Адресная книга. В списке контактов выберите тот, который следует исправить или дополнить, дважды кликните по контакту, откроется диалоговое окно Контакт, с которым вы работали при создании контактов.
4. Используя адресную книгу отправьте сообщение учителю. Алгоритм записать в тетрадь.
5. Создадим список рассылки. Его удобно создавать для отправки сообщения определенной группе лиц при частом использовании этих контактов. К примеру, в большом офисе необходимо отослать сообщение о совещании маркетинговому отделу. Для этого и удобно создавать списки рассылки для отдельной группе лиц.
Для создания списка рассылки выполните указание аналогично п.2, выбрав последнее указание Список рассылки.
6. Добавьте в список рассылки из адресной книги адрес учителя и один адрес одноклассника, не забудьте вписать название для рассылки: "школа".
7. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть на панели инструментов.
8. Для создания сообщения для группы из списка рассылки, необходимо в области навигации выбрать Контакты, откроется диалоговое окно Контакты, отображая все ваши списки рассылки? двойным щелчком откройте необходимый список, появится следующее диалоговое окно
9. Создайте сообщение для списка рассылки "Школа", указав в теме сообщения С использованием списка рассылки, в содержании письма отразите алгоритм создания контакта.
10. Используя справку программы дайте ответ на вопрос: "Можно ли отправлять сообщения не всем контактам, используя список рассылки", ответ вложить в сообщение, которое необходимо отправить учителю, используя список рассылки "Школа", исключив из него всех, кроме указанного адресата.
11. В качестве комментария к данному сообщению в блоге, отправить ответ на вопрос, каким образом, используя программу Outlook Express можно выяснить номер телефона сотрудника или просто личного контакта.
12. Отправьте вывод к проделанной работе в качестве комментария к данному сообщению в блоге.
среда, 19 января 2011 г.
Практическая работа № 37. Работа с полученными сообщениями
1. Выберите сообщение, на которое требуется ответить или которое требуется переслать.
2. Выполните одно из следующих действий.
Ответ на сообщение
1. Чтобы ответить только отправителю, нажмите кнопку Ответить.
Чтобы ответить всем адресатам, нажмите кнопку Ответить всем.
2. Нажмите кнопку Отправить.
Пересылка сообщения
1. Нажмите кнопку Переслать.
2. Введите имена адресатов в полях Кому, Копия и СК (Поля «Кому», «Копия» и «СК». Сообщение отправляется адресатам, указанным в поле «Кому». Адресаты, указанные в полях «Копия» и «СК» (скрытая копия) также получают сообщение, однако другие адресаты не видят имена адресатов, заданные в поле «СК».).
Чтобы выбрать имена адресатов из списка, нажмите кнопку Кому, Копия или СК.
3. Если пересылается несколько сообщений, введите тему сообщения в поле Тема.
4. Нажмите кнопку Отправить.
Примечание. Если выбрано несколько сообщений, они пересылаются в виде вложений в новое сообщение.
1. После выполнения практической работы № 36 учитель получила ваши сообщения и отослала вам, используя список рассылки письмо. Ваша задача ответить учителю сообщением: письмо получил, затем переслать соседу по парте полученное от учителя сообщение.
2. Создайте сообщение для учителя с пометкой отправляемого сообщения для напоминания получателям о необходимости выполнения дальнейших действий, для этого необходимо выбрать кнопку "Красный флажок"- на панели инструментов и создать напоминание по усмотрению, работая с диалоговым окном.
При отметке к исполнению сообщения, приглашения на собрание, контакта (Контакт. Лицо внутри или за пределами организации, о котором могут быть сохранены сведения нескольких типов, например почтовый адрес и адрес электронной почты, номера телефона и факса, URL-адреса веб-страниц.) или записки (Помещение в папку. Отправка данных в папку, а не конкретному лицу. Обычно сведения помещаются в папку для участия в интерактивном обсуждении.) рядом с ними отображается значок в виде флага. Эти флаги используются для напоминания пользователю о необходимости исполнения задания. Отметка к исполнению может также использоваться для установки напоминания для сообщения или контакта.
Для управления элементами (Элемент. Элемент является основным объектом, в котором хранятся данные в Microsoft Outlook, и используется в Microsoft Outlook так же, как файлы в других программах. Элементы включают почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи, записи в дневнике, заметки, а также опубликованные элементы и документы.) входящей электронной почты используйте отметки шести цветов. Ставьте отметки к разному виду исполнений. Например, чтобы отметить сообщение, на которое нужно немедленно обратить внимание, используйте красную метку; для сообщений, которые можно прочитать позднее, — синюю метку. После добавления метки сообщений изменится цвет фона столбца Состояние отметки. Это существенно упростит поиск сообщений при прокрутке списка. Элементы, к которым добавлена метка сообщения, автоматически отображаются в папке К исполнению внутри папки поиска. Тем не менее сообщение, отправленное пользователю с меткой, не будет отображаться в этой папке поиска до тех пор, пока пользователь сам не добавит метку сообщения.
Если сообщение или контакт отмечены к исполнению, в столбце Состояние отметки отображается один из следующих значков.
3. Отправьте сообщение соседу по парте (получите соответственнл), не читая его сделайте пометку с напоминаем для себя (Отметьте сообщение лиловым флагом, выберите напоминание: ответить). Продемонстрируйте содержимое почтового аккаунта учителю.
Если известно, что после отправки сообщения необходимо будет выполнить в связи с ним какие-либо действия, можно создать напоминание для себя.
1. Перед тем как нажать кнопку Отправить, на вкладке Сообщение в группе Теги нажмите кнопку К исполнению.
2. Выберите пометку, соответствующую тому, когда требуется получить напоминание о сообщении.
4. Создайте в папке "Личные папки" папку под именем Временная и переместите все файлы, с которыми вы работали на уроке (можно использовать контекстное меню).
5. Добавьте почтовый адрес учителя в список надежных контактов. Для этого необходимо выделить сообщение автора и выполнить указание Действие - Нежелательная почта - Добавить отправителя в список надежных ... Сообщения своего соседа по парте добавьте в список заблокированных отправителей. Продемонстрируйте работу учителю и разблокируйте соседа. Продемонстрируйте работу учителю.
6. Создайте сообщение с помощью бланка и отправьте его учителю, при этом указав в теме "на основании бланка". Для этого выполните указание Действие - с помощью бланка, выберите из списка понравившийся вам бланк. Настройте параметры сообщения согласно образцу: важность - высокая, пометка - личное, уведомить о доставке, не действительно после 20.01.11 20.00. При этом необходимо создать правило получения сообщения от учителя с подачей звукового сигнала.
2. Выполните одно из следующих действий.
Ответ на сообщение
1. Чтобы ответить только отправителю, нажмите кнопку Ответить.
Чтобы ответить всем адресатам, нажмите кнопку Ответить всем.
2. Нажмите кнопку Отправить.
Пересылка сообщения
1. Нажмите кнопку Переслать.
2. Введите имена адресатов в полях Кому, Копия и СК (Поля «Кому», «Копия» и «СК». Сообщение отправляется адресатам, указанным в поле «Кому». Адресаты, указанные в полях «Копия» и «СК» (скрытая копия) также получают сообщение, однако другие адресаты не видят имена адресатов, заданные в поле «СК».).
Чтобы выбрать имена адресатов из списка, нажмите кнопку Кому, Копия или СК.
3. Если пересылается несколько сообщений, введите тему сообщения в поле Тема.
4. Нажмите кнопку Отправить.
Примечание. Если выбрано несколько сообщений, они пересылаются в виде вложений в новое сообщение.
1. После выполнения практической работы № 36 учитель получила ваши сообщения и отослала вам, используя список рассылки письмо. Ваша задача ответить учителю сообщением: письмо получил, затем переслать соседу по парте полученное от учителя сообщение.
2. Создайте сообщение для учителя с пометкой отправляемого сообщения для напоминания получателям о необходимости выполнения дальнейших действий, для этого необходимо выбрать кнопку "Красный флажок"- на панели инструментов и создать напоминание по усмотрению, работая с диалоговым окном.
При отметке к исполнению сообщения, приглашения на собрание, контакта (Контакт. Лицо внутри или за пределами организации, о котором могут быть сохранены сведения нескольких типов, например почтовый адрес и адрес электронной почты, номера телефона и факса, URL-адреса веб-страниц.) или записки (Помещение в папку. Отправка данных в папку, а не конкретному лицу. Обычно сведения помещаются в папку для участия в интерактивном обсуждении.) рядом с ними отображается значок в виде флага. Эти флаги используются для напоминания пользователю о необходимости исполнения задания. Отметка к исполнению может также использоваться для установки напоминания для сообщения или контакта.
Для управления элементами (Элемент. Элемент является основным объектом, в котором хранятся данные в Microsoft Outlook, и используется в Microsoft Outlook так же, как файлы в других программах. Элементы включают почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи, записи в дневнике, заметки, а также опубликованные элементы и документы.) входящей электронной почты используйте отметки шести цветов. Ставьте отметки к разному виду исполнений. Например, чтобы отметить сообщение, на которое нужно немедленно обратить внимание, используйте красную метку; для сообщений, которые можно прочитать позднее, — синюю метку. После добавления метки сообщений изменится цвет фона столбца Состояние отметки. Это существенно упростит поиск сообщений при прокрутке списка. Элементы, к которым добавлена метка сообщения, автоматически отображаются в папке К исполнению внутри папки поиска. Тем не менее сообщение, отправленное пользователю с меткой, не будет отображаться в этой папке поиска до тех пор, пока пользователь сам не добавит метку сообщения.
Если сообщение или контакт отмечены к исполнению, в столбце Состояние отметки отображается один из следующих значков.
3. Отправьте сообщение соседу по парте (получите соответственнл), не читая его сделайте пометку с напоминаем для себя (Отметьте сообщение лиловым флагом, выберите напоминание: ответить). Продемонстрируйте содержимое почтового аккаунта учителю.
Если известно, что после отправки сообщения необходимо будет выполнить в связи с ним какие-либо действия, можно создать напоминание для себя.
1. Перед тем как нажать кнопку Отправить, на вкладке Сообщение в группе Теги нажмите кнопку К исполнению.
2. Выберите пометку, соответствующую тому, когда требуется получить напоминание о сообщении.
4. Создайте в папке "Личные папки" папку под именем Временная и переместите все файлы, с которыми вы работали на уроке (можно использовать контекстное меню).
5. Добавьте почтовый адрес учителя в список надежных контактов. Для этого необходимо выделить сообщение автора и выполнить указание Действие - Нежелательная почта - Добавить отправителя в список надежных ... Сообщения своего соседа по парте добавьте в список заблокированных отправителей. Продемонстрируйте работу учителю и разблокируйте соседа. Продемонстрируйте работу учителю.
6. Создайте сообщение с помощью бланка и отправьте его учителю, при этом указав в теме "на основании бланка". Для этого выполните указание Действие - с помощью бланка, выберите из списка понравившийся вам бланк. Настройте параметры сообщения согласно образцу: важность - высокая, пометка - личное, уведомить о доставке, не действительно после 20.01.11 20.00. При этом необходимо создать правило получения сообщения от учителя с подачей звукового сигнала.
Практическая работа № 36. Создание и отправка сообщений
Для настройки программы Outlook Express просмотрите страницу по ссылке http://www.mail.ru/pages/help/79.html, перенастройте, в случае необходимости, почтовую программу, указав правильно порты входящего и исходящего серверов.
Создание, отправка и получение сообщений
Создадим пробное сообщение в определенной кодировке с вложенным файлом.
1. Ввести команду [Сообщение-Создатъ].
В окне Создать сообщение в поле Кому: указать электронный адрес адресата (учителя)
В поле Копия: можно указать адреса получателей копии сообщения.
В поле Тема: указать тему сообщения, например: «Пробное сообщение».
2. В области, отведенной для сообщения, ввести текст сообщения, например: Пробное сообщение (кодировка Windows).
Достаточно важен выбор правильной кодировки русских букв сообщения. При пользовании электронной почтой чаще всего используются кодировки Windows и КОИ8-Р.
В сообщение можно вставлять файлы (текстовые, графические, звуковые и т. д.).
3. Для вставки файла в сообщение ввести команду [Вставка-Вложение файла]. В появившемся окне Вставка выбрать требуемый файл, он будет вложен в сообщение. Вставим, например, в сообщение звуковой файл Windows ХР — flUHb.wav из папки C:\WINDOWS\Media. Название вложенного файла появится в нижней части окна сообщения.
Если создание сообщения производилось в автономном режиме без подключения к Интернету, сообщение автоматически сохранится в папке Исходящие.
4. После завершения работы над сообщением щелкнуть по кнопке Отправить, сообщение будет помещено в папку Исходящие.
5. Щелкнуть по кнопке Доставить почту. Произойдет соединение с почтовым сервером, и все сообщения, находящиеся в папке Исходящие на локальном компьютере, будут доставлены на почтовый сервер. Одновременно доставленные сообщения будут перемещены на локальном компьютере в папку Отправленные.
Почтовый сервер провайдера передаст сообщения в Интернет, и через некоторое время они будут доставлены на почтовые серверы получателей. В данном случае пробное сообщение попадет в почтовый ящик учителя.
Создание правила из шаблона или с нуля
В области переходов (Область навигации. Столбец, позволяющий получить доступ к папкам, которые используются для упорядочения сведений. Чтобы просмотреть элементы папки, щелкните ее. Область навигации содержит также раздел «Избранные папки» и кнопки для переключения между почтой, календарем, задачами и другими представлениями.) выберите Почта.
В меню Сервис выберите команду Мастер правил.
Если существует несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите требуемую папку Входящие.
Нажмите кнопку Новое правило.
Выполните одно из следующих действий.
Задание*
Создать правило для своей учетной записи, которая зарегистрирована для сайта Vkontakte.ru. В случае, если у вас установлено в настройках сайта Вконтакте "Посылать сообщение на электронную почту". Создать папку Вконтакте и помещать в нее все полученные с этого сайта письма.
Установить флажок на воспроизведение звукового сигнала при получении сообщения с указанного аккаунта.
Создание, отправка и получение сообщений
Создадим пробное сообщение в определенной кодировке с вложенным файлом.
1. Ввести команду [Сообщение-Создатъ].
В окне Создать сообщение в поле Кому: указать электронный адрес адресата (учителя)
В поле Копия: можно указать адреса получателей копии сообщения.
В поле Тема: указать тему сообщения, например: «Пробное сообщение».
2. В области, отведенной для сообщения, ввести текст сообщения, например: Пробное сообщение (кодировка Windows).
Достаточно важен выбор правильной кодировки русских букв сообщения. При пользовании электронной почтой чаще всего используются кодировки Windows и КОИ8-Р.
В сообщение можно вставлять файлы (текстовые, графические, звуковые и т. д.).
3. Для вставки файла в сообщение ввести команду [Вставка-Вложение файла]. В появившемся окне Вставка выбрать требуемый файл, он будет вложен в сообщение. Вставим, например, в сообщение звуковой файл Windows ХР — flUHb.wav из папки C:\WINDOWS\Media. Название вложенного файла появится в нижней части окна сообщения.
Если создание сообщения производилось в автономном режиме без подключения к Интернету, сообщение автоматически сохранится в папке Исходящие.
4. После завершения работы над сообщением щелкнуть по кнопке Отправить, сообщение будет помещено в папку Исходящие.
5. Щелкнуть по кнопке Доставить почту. Произойдет соединение с почтовым сервером, и все сообщения, находящиеся в папке Исходящие на локальном компьютере, будут доставлены на почтовый сервер. Одновременно доставленные сообщения будут перемещены на локальном компьютере в папку Отправленные.
Почтовый сервер провайдера передаст сообщения в Интернет, и через некоторое время они будут доставлены на почтовые серверы получателей. В данном случае пробное сообщение попадет в почтовый ящик учителя.
Создание правила из шаблона или с нуля
В области переходов (Область навигации. Столбец, позволяющий получить доступ к папкам, которые используются для упорядочения сведений. Чтобы просмотреть элементы папки, щелкните ее. Область навигации содержит также раздел «Избранные папки» и кнопки для переключения между почтой, календарем, задачами и другими представлениями.) выберите Почта.
В меню Сервис выберите команду Мастер правил.
Если существует несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите требуемую папку Входящие.
Нажмите кнопку Новое правило.
Выполните одно из следующих действий.
Задание*
Создать правило для своей учетной записи, которая зарегистрирована для сайта Vkontakte.ru. В случае, если у вас установлено в настройках сайта Вконтакте "Посылать сообщение на электронную почту". Создать папку Вконтакте и помещать в нее все полученные с этого сайта письма.
Установить флажок на воспроизведение звукового сигнала при получении сообщения с указанного аккаунта.
воскресенье, 16 января 2011 г.
Понятие программы Microsoft Outlook Express. Основные понятия
Жду ваши доклады по данной теме в качестве комментариев к данному сообщению.
ТОЛЬКО ДЛЯ УЧАЩИХСЯ 10-Б класса
ТОЛЬКО ДЛЯ УЧАЩИХСЯ 10-Б класса
среда, 12 января 2011 г.
Практическая работа № 32. Использование средств телекоммуникации в деловодстве
Телекоммуникация (telecommunication) - форма связи, способ передачи информации на большие расстояния. Примеры словоупотребления: телекоммуникации больших городов; телекоммуникационное оборудование; телекоммуникационные службы.
В составе комплекса технических средств обеспечения информационных технологий выделяют средства компьютерной техники и средства организационной техники.
Современные офисные средства компьютерной техники могут быть разделены на персональные компьютеры и корпоративные компьютеры.
Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры IBM PC и совместимые с ними, а также персональные компьютеры Macintosh фирмы «Apple».
Корпоративные компьютеры - это многопользовательские вычислительные системы, имеющие центральный блок с большой вычислительной мощностью и значительными информационными ресурсами, к которому подсоединяются большое число рабочих мест с минимальной оснащенностью: видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования типа «мышь» и, возможно, устройство печати.
Компьютер может быть подключен к абонентской телефонной сети и получать доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью. Для подключения ко всем этим сетям необходим модем. Модем устанавливается в слот (разъем) материнской платы ПК или автономно подключается к ее последовательному порту.
Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее и устойчивее телефакса.
Обеспечивает много дополнительных сервисных услуг: более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие объемной электронной справочной книги, содержащей разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п.
Существуют компьютеры, оборудованные видеокамерой и микрофоном, позволяющие не только обмениваться факсами с партнером, но и видеть его, и разговаривать с ним.
Телекоммуникационные технологии
Сегодня, в условиях ежегодного многократного увеличения информационных потоков, уже практически невозможно вообразить четкое взаимодействие коммерческих фирм, банковских структур, государственных предприятий и организаций без современных средств телекоммуникации и связи.
Без наличия таких средств никакая огромная армия канцелярских работников и курьеров не может обеспечивать оперативность доставки необходимой информации в нужный момент в нужное место. Ведь в наше «сумасшедшее» время часто даже минутная задержка в получении важной информации может вылиться в весьма ощутимые финансовые потери, как для всего предприятия, так и для каждого сотрудника в отдельности.
Модем.
В настоящее время модем применяется для передачи данных одного компьютера к другому через посредство телефонных линий. Но передача компьютерных данных - лишь часть того, что умеет современный модем. Большинство современных модемов (факс-модемов) может автоматически пересылать подготовленные на вашем компьютере документы на факс (или несколько, причем компьютер все сделает без вашего участия), а также выполнять обратную операцию приема факсов. Также могут работать автоответчиком, определителем номера. Существуют голосовые модемы, снабженные разъемами для подключения наушников и микрофона. С помощью голосовых модемов удобно общаться по сети Internet, что очень помогает сотрудникам и руководителям организаций при нехватки времени и срочности вопросов.
Телефонные аппараты.
Телефонные аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так и по сервисным возможностям, ими предоставленными. Интерес представляет телефонный аппарат - коммутатор секретаря. Секретарь по этому телефону принимает все звонки внешних абонентов и обрабатывает их в соответствии с указаниями руководителя. Наиболее важные функции коммутатора это:
Ш многоканальность;
Ш возможность переадресации на другой номер;
Ш организация телефонных конференций;
Ш постановка абонента на удержание;
Ш наличие электронного справочника.
Наиболее полно все сервисные возможности реализуются в цифровых аппаратах, используемых с цифровыми телефонными линиями.
В офисах целесообразно использовать внутриучрежденческие телефонные системы - системы микро- мини- офисной АТС, так как оперативная связь сотрудников необходима постоянная, а обеспечение каждого сотрудника сотовым или городским телефоном - дело дорогостоящее.
Видеоконференции.
Сегодня уже реально, а кое-где и повседневно разговор вести с партнером по видеотелефону, то есть, разговаривая видеть своего собеседника. Реальна и организация совместной дистанционной работы нескольких пользователей с документами и приложениями в составе группы или при использовании удаленного доступа из домашних офисов. Реально проведение по видеосвязи консилиумов, взаимных консультаций, семинаров, дистанционного обучения с демонстрацией необходимых графических и видеоматериалов.
Факсимильная связь.
Факсимильная связь не только намного быстрее обычной посты или курьерской доставки, она почти во всех случаях еще и намного дешевле. Факсимильная связь - это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений и текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя.
Существует возможность передавать и получать факсы по сети с использованием компьютера. Можно послать заказ на посылку или прием факса. Составляется обычное электронное письмо, оформленное должным образом, и посылается на адрес компьютерного узла, занимающегося факсимильными операциями. Текст этого письма в виде Фокса будет доставлен на факсимильный аппарат адресата. Хандадашева Л.Н. Компьютер и другая оргтехника для секретаря-референта. Ростов н/Д, 2003. 384 с.
4. Методы информационных технологий в делопроизводстве
MAPI - интерфейс программирования приложений электронных сообщений, разработанный фирмой Microsoft [1], позволяет эффективно решать эту проблему.
MAPI хранит при каждом документе пары: шифр реквизита и шифр значения реквизита (для множественных реквизитов - набор шифров значений). Сами имена реквизитов и их значения хранятся отдельно в единственном экземпляре. Это позволяет, с одной стороны, гибко менять состав реквизитов от документа к документу (у каждого документа может быть свой набор реквизитов), и в то же время хранить достаточно компактно описания документов.
Использование MAPI дает, кроме названного, еще ряд достоинств. Пожалуй, самым важным из них является возможность замены СУБД, на которой реализован проект, на любую другую СУБД, поддерживающую MAPI.
Переход с одной СУБД на другую
При реализации систем документооборота, естественно, нужно обеспечить необходимые функциональные требования к системе, но, кроме того, часто возникает требование реализации системы на конкретной СУБД. Если в организации есть опыт эксплуатации какой-либо СУБД и затрачены средства на ее приобретение, то внедрение другой СУБД, даже ради хорошей, с функциональной точки зрения, системы документооборота, может оказаться критичным.
MAPI позволяет, сохраняя все тонкости функциональных приложений, заменить сервер системы: заменить СУБД и/или компьютер. Например, с ORACLE на компьютере DEC перейти на DB2 и AS/400.
Сканирование документов
В каждую организацию приходит множество бумажных документов из других организаций. Задача службы управления документооборотом состоит в том, чтобы направить их в соответствии с регламентом, принятым в организации, соответствующим руководителям и исполнителям. Первое и естественное желание - решить эту задачу следующим образом: просканировать документ, распознать его (или нет) и создать соответствующий ЭД. Затем оригинал сдать в архив бумажных документов, а всем заинтересованным в документе предоставлять только ЭД (заметим, что оригинал строго формально может потребоваться только в случае судебного разбирательства). Но, по двум причинам это реализовать, как правило, не удается. Первая вызвана тем, что лица, принимающие решения, хотят видеть именно подлинник - оригинал документа. Вторая связана с тем, что зачастую сканировать входящие документы трудоемко и неэффективно, особенно это касается многостраничных документов (книги, брошюры).
Трудности сканирования многостраничных документов и книг вынуждают и сейчас часть документов рассылать с курьерами в бумажном виде. Если же требуется снять с документа хотя бы одну копию, то уже сканирование и рассылка ЭД оказывается более технологичной.
Сейчас промышленность поставляет надежные скоростные устройства для сканирования. Скорость достигает 120 листов в минуту для документов размером от визитных карточек до А4. Такая скорость (до 50000 документов за 8-ми часовой рабочий день) превышает документопоток практически любой организации. Мощные промышленные сканеры и соответствующее программное обеспечение позволяют сканировать двухсторонние документы, распознавать тексты в процессе сканирования и многое другое.
Работа с аудио и видео документами
Оперативность управления в организационных системах можно заметно повысить, если позволить задание, данное по обычному или видео телефону, записать и зарегистрировать как аудио или видео документ, так как при этом не требуется составлять задание в виде текстового документа. Если же создание задания в виде текстового документа все же требуется, то секретарь или работники отдела делопроизводства могут это сделать по аудио или видео документу. В дальнейшем этот документ дублируется, т.е. хранится в системе как в текстовом, так и в аудио или видео видах.
Использование аудио и видео представлений позволяет более емко представить поставленные задачи, их важность, особенности предполагаемой реализации. Аудио и видео документы могут занимать на один - два порядка больше памяти по сравнению с обычным текстовым представлением того же материала. Но многие дополнительные аспекты оправдывают введение аудио и/или видео фрагментов, дублирующих текстовые или вместо них. Быстрый рост объемов и надежности магнитной памяти, а также падение ее цены, позволяют идти на такое дублирование и на широкое использование аудио и видео документов. Работа с такими документами практически ничем не отличается от работы с текстовыми документами. При вызове их на экран запускается аудио или видео плеер, появляется панель управления плеером (перемотка, громкость и т.д.). Экран при этом может быть поделен на части, в которых будет вызвана разнородная информация, например, в одной части может быть представлена РКК, а в другой - видео документ.
Электронная подпись
Если документ создается в электронном виде и согласовывается с другими исполнителями и руководством также в электронном виде, то необходимо его снабжать некоторым аналогом обычной подписи, удостоверяющей авторство. Новые достижения в теории кодирования позволяют снабжать документ несколькими электронными подписями. В современных системах делопроизводства документ «подписывается» электронной подписью нажатием кнопки «Электронная подпись». Для этого применяется технология Открытого и Закрытого ключа. Компьютер, на котором работает человек, подписывающий документ, запрашивает закрытый ключ. Закрытый ключ может быть записан на отдельном флоппи диске или специальном магнитном носителе. Система открытых и закрытых ключей позволяет любому из зарегистрированных участников делопроизводства абсолютно надежно проверить, кто подписал документ и не внесены ли в него какие-либо изменения.
Электронная подпись оставляет документ открытым для чтения любому человеку, имеющему доступ к системе. При ее использовании к документу лишь добавляется некоторая дополнительная информация (подобно обычной подписи), удостоверяющая авторство.
Шифровка документа, канала, устройства
В системах делопроизводства обычно вводится разграничение доступа по тематике документов и формам секретности участников. Замечательные результаты, достигнутые в теории и практике криптографии, позволяют надежно зашифровать документ так, что расшифровка его будет доступна только лицам, предусмотренным по регламенту. Таким образом зашифрованный документ всегда и везде (в архиве на внешних носителях и в оперативной памяти, при передаче по каналам связи) хранится и пересылается в шифрованном виде.
Другие виды шифровки, которые технологично могут использоваться в системах делопроизводства, - это шифровка канала связи и шифровка устройства памяти (например, дисковода в целом или каких-то выделенных директорий). При этом документы, передаваемые по каналу или хранимые в памяти, могут быть открытыми или зашифрованными. Такие виды шифровки позволяют при передаче по открытым или недостаточно защищенным каналам передавать документы с более высоким уровнем секретности. Все документы, передаваемые в такой канал, шифруются и при получении расшифровываются. Аналогично при работе с недостаточно защищенной памятью все документы в процессе записи шифруются и при чтении расшифровываются.
Рассылка документов
Одной из основных функций СУД является рассылка документов сотрудникам для исполнения поручений или ознакомления. Практически повсеместным стало использование электронной почты для рассылки документов, заданий и контроля исполнения.
Адресная книга всех сотрудников организации, групп сотрудников, индивидуальная и групповая рассылка документов - это основные элементы и функции MAPI [1]. Таким образом, переход на почтовый сервер на другой СУБД также может быть осуществлен средствами MAPI.
При использовании электронной почты возможна реализация «навязчивого» уведомления о передаче сотруднику нового задания, автоматического учета открытия документа (первого прочтения), оповещения о приближении срока исполнения (например, за 7 дней, 3, 1 день).
Также традиционным в СУД стал учет нахождения сотрудников на рабочих местах по сообщению сотрудником своих планов на текущий и ближайшие дни (или автоматически по включению компьютера). Эта функция позволяет существенно повысить оперативность исполнения заданий, так как задания могут выдаваться с учетом рабочих планов.
Особой функцией делопроизводства является движение документа по заранее известному маршруту. Реализация маршрутизации движения документов осуществляется тремя способами: реализацией возможности в каждой узле маршрута направить документ в некоторый следующий узел; созданием специализированных рабочих мест для узлов маршрута; описанием заранее маршрута (траектории движения), который может зависеть от многих параметров и реквизитов документа.
Печать отчетов
В любой системе управления документами чрезвычайно важной функцией является печать множества разнообразных регламентированных отчетов, а также выдача справок по нерегламентированным формам. При этом состав реквизитов, их расположение в отчетах, формулы вычисления сводных показателей часто меняются в процессе эксплуатации. Новые ИТ позволяют за счет использования интерфейса ODBC обеспечить связь с промышленными системами генерации отчетов, такими как Crystal Report [3]. При печати отчетов часто бывает требование не допускать редактирования отчетов, после подготовки их к печати на основании данных, хранящихся в СУД. Таким свойством обладает Crystal Report. Бывает и противоположное требование - допустимость внесения изменений в подготовленные к печати отчеты. В таком случае на основе тех интерфейса OLE можно обраться к редакторам документов, например, к Microsoft Word.
Архивы электронных документов
Первая задача, которая встает при записи документа в архив, - это приписывание ему некоторого поискового образа. Этот образ создается или по всем словам документа (полнотекстовая индексация) или по набору реквизитов (реквизитная индексация).
Если есть функция, позволяющая перевести документ произвольного вида в текст, то при размещении в архив его можно проиндексировать по всем словам с приведением всех слов к нормальному виду, т.е. именительному падежу и неопределенной форме глагола (по всем словам, или только по существительным, прилагательным, глаголам и т.д.). Часто автоматически можно выделить многие реквизиты из полного текста документа такие, как дата, географическое наименование, сумма денег и др. Современные информационные технологии позволяют распознавать все реквизиты документов стандартных форм. При этом не обязательно у всех документов данного типа должна строго выдерживаться форма (с точностью до долей миллиметра). Это особенно важно в виду того, что сейчас в организациях используются самые разные устройства печати (игольчатые, лазерные, струйные), и требовать от всех своих абонентов точного соблюдения форм невозможно. Стандарт может определять только «топологию» документа - взаимное расположение реквизитов в документе. Стандарт может быть описан в терминах: выше, ниже, правее, левее, в одном столбце или строке и т.п. Документы таких стандартизованных форм могут быть автоматически распознаны и проиндексированы по реквизитам.
Заключение
В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.
Достижения в развитии вычислительной техники (скорость выполнения операций, объемы оперативной и внешней памяти, надежность устройств управления и памяти, скорость и надежность сканирующих устройств, надежность и скорость каналов связи), а также достижения в области искусственного интеллекта и новые информационные технологии (распознавание текстов, таблиц, документов фиксированной формы, надежное шифрование документов, электронная подпись, новые компактные алгоритмы кодирования изображений, аудио и видео документов, стандартизация работы с сообщениями) позволили строить современные гибкие системы управлениями документами с потоками в тысячи и десятки тысяч документов в день и хранением в электронных текстовых, изобразительных, аудио и видео документов за 3, 5, 10 и более лет.
Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.
В составе комплекса технических средств обеспечения информационных технологий выделяют средства компьютерной техники и средства организационной техники.
Современные офисные средства компьютерной техники могут быть разделены на персональные компьютеры и корпоративные компьютеры.
Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры IBM PC и совместимые с ними, а также персональные компьютеры Macintosh фирмы «Apple».
Корпоративные компьютеры - это многопользовательские вычислительные системы, имеющие центральный блок с большой вычислительной мощностью и значительными информационными ресурсами, к которому подсоединяются большое число рабочих мест с минимальной оснащенностью: видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования типа «мышь» и, возможно, устройство печати.
Компьютер может быть подключен к абонентской телефонной сети и получать доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью. Для подключения ко всем этим сетям необходим модем. Модем устанавливается в слот (разъем) материнской платы ПК или автономно подключается к ее последовательному порту.
Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее и устойчивее телефакса.
Обеспечивает много дополнительных сервисных услуг: более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие объемной электронной справочной книги, содержащей разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п.
Существуют компьютеры, оборудованные видеокамерой и микрофоном, позволяющие не только обмениваться факсами с партнером, но и видеть его, и разговаривать с ним.
Телекоммуникационные технологии
Сегодня, в условиях ежегодного многократного увеличения информационных потоков, уже практически невозможно вообразить четкое взаимодействие коммерческих фирм, банковских структур, государственных предприятий и организаций без современных средств телекоммуникации и связи.
Без наличия таких средств никакая огромная армия канцелярских работников и курьеров не может обеспечивать оперативность доставки необходимой информации в нужный момент в нужное место. Ведь в наше «сумасшедшее» время часто даже минутная задержка в получении важной информации может вылиться в весьма ощутимые финансовые потери, как для всего предприятия, так и для каждого сотрудника в отдельности.
Модем.
В настоящее время модем применяется для передачи данных одного компьютера к другому через посредство телефонных линий. Но передача компьютерных данных - лишь часть того, что умеет современный модем. Большинство современных модемов (факс-модемов) может автоматически пересылать подготовленные на вашем компьютере документы на факс (или несколько, причем компьютер все сделает без вашего участия), а также выполнять обратную операцию приема факсов. Также могут работать автоответчиком, определителем номера. Существуют голосовые модемы, снабженные разъемами для подключения наушников и микрофона. С помощью голосовых модемов удобно общаться по сети Internet, что очень помогает сотрудникам и руководителям организаций при нехватки времени и срочности вопросов.
Телефонные аппараты.
Телефонные аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так и по сервисным возможностям, ими предоставленными. Интерес представляет телефонный аппарат - коммутатор секретаря. Секретарь по этому телефону принимает все звонки внешних абонентов и обрабатывает их в соответствии с указаниями руководителя. Наиболее важные функции коммутатора это:
Ш многоканальность;
Ш возможность переадресации на другой номер;
Ш организация телефонных конференций;
Ш постановка абонента на удержание;
Ш наличие электронного справочника.
Наиболее полно все сервисные возможности реализуются в цифровых аппаратах, используемых с цифровыми телефонными линиями.
В офисах целесообразно использовать внутриучрежденческие телефонные системы - системы микро- мини- офисной АТС, так как оперативная связь сотрудников необходима постоянная, а обеспечение каждого сотрудника сотовым или городским телефоном - дело дорогостоящее.
Видеоконференции.
Сегодня уже реально, а кое-где и повседневно разговор вести с партнером по видеотелефону, то есть, разговаривая видеть своего собеседника. Реальна и организация совместной дистанционной работы нескольких пользователей с документами и приложениями в составе группы или при использовании удаленного доступа из домашних офисов. Реально проведение по видеосвязи консилиумов, взаимных консультаций, семинаров, дистанционного обучения с демонстрацией необходимых графических и видеоматериалов.
Факсимильная связь.
Факсимильная связь не только намного быстрее обычной посты или курьерской доставки, она почти во всех случаях еще и намного дешевле. Факсимильная связь - это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений и текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя.
Существует возможность передавать и получать факсы по сети с использованием компьютера. Можно послать заказ на посылку или прием факса. Составляется обычное электронное письмо, оформленное должным образом, и посылается на адрес компьютерного узла, занимающегося факсимильными операциями. Текст этого письма в виде Фокса будет доставлен на факсимильный аппарат адресата. Хандадашева Л.Н. Компьютер и другая оргтехника для секретаря-референта. Ростов н/Д, 2003. 384 с.
4. Методы информационных технологий в делопроизводстве
MAPI - интерфейс программирования приложений электронных сообщений, разработанный фирмой Microsoft [1], позволяет эффективно решать эту проблему.
MAPI хранит при каждом документе пары: шифр реквизита и шифр значения реквизита (для множественных реквизитов - набор шифров значений). Сами имена реквизитов и их значения хранятся отдельно в единственном экземпляре. Это позволяет, с одной стороны, гибко менять состав реквизитов от документа к документу (у каждого документа может быть свой набор реквизитов), и в то же время хранить достаточно компактно описания документов.
Использование MAPI дает, кроме названного, еще ряд достоинств. Пожалуй, самым важным из них является возможность замены СУБД, на которой реализован проект, на любую другую СУБД, поддерживающую MAPI.
Переход с одной СУБД на другую
При реализации систем документооборота, естественно, нужно обеспечить необходимые функциональные требования к системе, но, кроме того, часто возникает требование реализации системы на конкретной СУБД. Если в организации есть опыт эксплуатации какой-либо СУБД и затрачены средства на ее приобретение, то внедрение другой СУБД, даже ради хорошей, с функциональной точки зрения, системы документооборота, может оказаться критичным.
MAPI позволяет, сохраняя все тонкости функциональных приложений, заменить сервер системы: заменить СУБД и/или компьютер. Например, с ORACLE на компьютере DEC перейти на DB2 и AS/400.
Сканирование документов
В каждую организацию приходит множество бумажных документов из других организаций. Задача службы управления документооборотом состоит в том, чтобы направить их в соответствии с регламентом, принятым в организации, соответствующим руководителям и исполнителям. Первое и естественное желание - решить эту задачу следующим образом: просканировать документ, распознать его (или нет) и создать соответствующий ЭД. Затем оригинал сдать в архив бумажных документов, а всем заинтересованным в документе предоставлять только ЭД (заметим, что оригинал строго формально может потребоваться только в случае судебного разбирательства). Но, по двум причинам это реализовать, как правило, не удается. Первая вызвана тем, что лица, принимающие решения, хотят видеть именно подлинник - оригинал документа. Вторая связана с тем, что зачастую сканировать входящие документы трудоемко и неэффективно, особенно это касается многостраничных документов (книги, брошюры).
Трудности сканирования многостраничных документов и книг вынуждают и сейчас часть документов рассылать с курьерами в бумажном виде. Если же требуется снять с документа хотя бы одну копию, то уже сканирование и рассылка ЭД оказывается более технологичной.
Сейчас промышленность поставляет надежные скоростные устройства для сканирования. Скорость достигает 120 листов в минуту для документов размером от визитных карточек до А4. Такая скорость (до 50000 документов за 8-ми часовой рабочий день) превышает документопоток практически любой организации. Мощные промышленные сканеры и соответствующее программное обеспечение позволяют сканировать двухсторонние документы, распознавать тексты в процессе сканирования и многое другое.
Работа с аудио и видео документами
Оперативность управления в организационных системах можно заметно повысить, если позволить задание, данное по обычному или видео телефону, записать и зарегистрировать как аудио или видео документ, так как при этом не требуется составлять задание в виде текстового документа. Если же создание задания в виде текстового документа все же требуется, то секретарь или работники отдела делопроизводства могут это сделать по аудио или видео документу. В дальнейшем этот документ дублируется, т.е. хранится в системе как в текстовом, так и в аудио или видео видах.
Использование аудио и видео представлений позволяет более емко представить поставленные задачи, их важность, особенности предполагаемой реализации. Аудио и видео документы могут занимать на один - два порядка больше памяти по сравнению с обычным текстовым представлением того же материала. Но многие дополнительные аспекты оправдывают введение аудио и/или видео фрагментов, дублирующих текстовые или вместо них. Быстрый рост объемов и надежности магнитной памяти, а также падение ее цены, позволяют идти на такое дублирование и на широкое использование аудио и видео документов. Работа с такими документами практически ничем не отличается от работы с текстовыми документами. При вызове их на экран запускается аудио или видео плеер, появляется панель управления плеером (перемотка, громкость и т.д.). Экран при этом может быть поделен на части, в которых будет вызвана разнородная информация, например, в одной части может быть представлена РКК, а в другой - видео документ.
Электронная подпись
Если документ создается в электронном виде и согласовывается с другими исполнителями и руководством также в электронном виде, то необходимо его снабжать некоторым аналогом обычной подписи, удостоверяющей авторство. Новые достижения в теории кодирования позволяют снабжать документ несколькими электронными подписями. В современных системах делопроизводства документ «подписывается» электронной подписью нажатием кнопки «Электронная подпись». Для этого применяется технология Открытого и Закрытого ключа. Компьютер, на котором работает человек, подписывающий документ, запрашивает закрытый ключ. Закрытый ключ может быть записан на отдельном флоппи диске или специальном магнитном носителе. Система открытых и закрытых ключей позволяет любому из зарегистрированных участников делопроизводства абсолютно надежно проверить, кто подписал документ и не внесены ли в него какие-либо изменения.
Электронная подпись оставляет документ открытым для чтения любому человеку, имеющему доступ к системе. При ее использовании к документу лишь добавляется некоторая дополнительная информация (подобно обычной подписи), удостоверяющая авторство.
Шифровка документа, канала, устройства
В системах делопроизводства обычно вводится разграничение доступа по тематике документов и формам секретности участников. Замечательные результаты, достигнутые в теории и практике криптографии, позволяют надежно зашифровать документ так, что расшифровка его будет доступна только лицам, предусмотренным по регламенту. Таким образом зашифрованный документ всегда и везде (в архиве на внешних носителях и в оперативной памяти, при передаче по каналам связи) хранится и пересылается в шифрованном виде.
Другие виды шифровки, которые технологично могут использоваться в системах делопроизводства, - это шифровка канала связи и шифровка устройства памяти (например, дисковода в целом или каких-то выделенных директорий). При этом документы, передаваемые по каналу или хранимые в памяти, могут быть открытыми или зашифрованными. Такие виды шифровки позволяют при передаче по открытым или недостаточно защищенным каналам передавать документы с более высоким уровнем секретности. Все документы, передаваемые в такой канал, шифруются и при получении расшифровываются. Аналогично при работе с недостаточно защищенной памятью все документы в процессе записи шифруются и при чтении расшифровываются.
Рассылка документов
Одной из основных функций СУД является рассылка документов сотрудникам для исполнения поручений или ознакомления. Практически повсеместным стало использование электронной почты для рассылки документов, заданий и контроля исполнения.
Адресная книга всех сотрудников организации, групп сотрудников, индивидуальная и групповая рассылка документов - это основные элементы и функции MAPI [1]. Таким образом, переход на почтовый сервер на другой СУБД также может быть осуществлен средствами MAPI.
При использовании электронной почты возможна реализация «навязчивого» уведомления о передаче сотруднику нового задания, автоматического учета открытия документа (первого прочтения), оповещения о приближении срока исполнения (например, за 7 дней, 3, 1 день).
Также традиционным в СУД стал учет нахождения сотрудников на рабочих местах по сообщению сотрудником своих планов на текущий и ближайшие дни (или автоматически по включению компьютера). Эта функция позволяет существенно повысить оперативность исполнения заданий, так как задания могут выдаваться с учетом рабочих планов.
Особой функцией делопроизводства является движение документа по заранее известному маршруту. Реализация маршрутизации движения документов осуществляется тремя способами: реализацией возможности в каждой узле маршрута направить документ в некоторый следующий узел; созданием специализированных рабочих мест для узлов маршрута; описанием заранее маршрута (траектории движения), который может зависеть от многих параметров и реквизитов документа.
Печать отчетов
В любой системе управления документами чрезвычайно важной функцией является печать множества разнообразных регламентированных отчетов, а также выдача справок по нерегламентированным формам. При этом состав реквизитов, их расположение в отчетах, формулы вычисления сводных показателей часто меняются в процессе эксплуатации. Новые ИТ позволяют за счет использования интерфейса ODBC обеспечить связь с промышленными системами генерации отчетов, такими как Crystal Report [3]. При печати отчетов часто бывает требование не допускать редактирования отчетов, после подготовки их к печати на основании данных, хранящихся в СУД. Таким свойством обладает Crystal Report. Бывает и противоположное требование - допустимость внесения изменений в подготовленные к печати отчеты. В таком случае на основе тех интерфейса OLE можно обраться к редакторам документов, например, к Microsoft Word.
Архивы электронных документов
Первая задача, которая встает при записи документа в архив, - это приписывание ему некоторого поискового образа. Этот образ создается или по всем словам документа (полнотекстовая индексация) или по набору реквизитов (реквизитная индексация).
Если есть функция, позволяющая перевести документ произвольного вида в текст, то при размещении в архив его можно проиндексировать по всем словам с приведением всех слов к нормальному виду, т.е. именительному падежу и неопределенной форме глагола (по всем словам, или только по существительным, прилагательным, глаголам и т.д.). Часто автоматически можно выделить многие реквизиты из полного текста документа такие, как дата, географическое наименование, сумма денег и др. Современные информационные технологии позволяют распознавать все реквизиты документов стандартных форм. При этом не обязательно у всех документов данного типа должна строго выдерживаться форма (с точностью до долей миллиметра). Это особенно важно в виду того, что сейчас в организациях используются самые разные устройства печати (игольчатые, лазерные, струйные), и требовать от всех своих абонентов точного соблюдения форм невозможно. Стандарт может определять только «топологию» документа - взаимное расположение реквизитов в документе. Стандарт может быть описан в терминах: выше, ниже, правее, левее, в одном столбце или строке и т.п. Документы таких стандартизованных форм могут быть автоматически распознаны и проиндексированы по реквизитам.
Заключение
В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.
Достижения в развитии вычислительной техники (скорость выполнения операций, объемы оперативной и внешней памяти, надежность устройств управления и памяти, скорость и надежность сканирующих устройств, надежность и скорость каналов связи), а также достижения в области искусственного интеллекта и новые информационные технологии (распознавание текстов, таблиц, документов фиксированной формы, надежное шифрование документов, электронная подпись, новые компактные алгоритмы кодирования изображений, аудио и видео документов, стандартизация работы с сообщениями) позволили строить современные гибкие системы управлениями документами с потоками в тысячи и десятки тысяч документов в день и хранением в электронных текстовых, изобразительных, аудио и видео документов за 3, 5, 10 и более лет.
Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.
Подписаться на:
Сообщения (Atom)