Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся (Повторяющиеся элементы. Элементы календаря, которые периодически повторяются. Например, к повторяющимся элементам можно отнести такие регулярные встречи и задачи, как еженедельное совещание или ежемесячный визит к парикмахеру.). Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.
Создание задачи
Выполните одно из следующих действий.
Создание задачи с нуля
Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Задача.
В поле Тема введите имя задачи (Задача. Личная или связанная с работой обязанность или поручение, за выполнением которых требуется проследить.).
Введите в других полях на вкладках Задача и Подробно сведения, которые требуется записать для этой задачи.
Чтобы сделать задачу повторяющейся, нажмите кнопку Повторение, выберите частоту повторения задачи (ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно) и выполните одно из следующих действий.
Задание повторения задачи через равные интервалы
Задайте параметры частоты повторения. Для повторения задачи через равные интервалы не устанавливайте переключатель Ставить новую задачу через.
Задание повторения задачи на основе даты завершения
Установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле значение частоты повторения.
При необходимости задайте для задачи даты начала и окончания.
Нажмите кнопку OK, затем кнопку Сохранить и закрыть.
Помимо личных задач могут создаваться задачи, поручаемые другим пользователям. Чтобы поручить задачу, отправьте поручение (Поручение. Сообщение, в котором его получателю поручается выполнить задачу. Если получатель принимает поручение, оно включается в список его задач. При этом он становится новым владельцем задачи. Отправитель может отслеживать ход выполнения задачи.). Пользователь, получивший поручение, становится временным владельцем задачи. Он может принять, отклонить или перепоручить задачу кому-либо другому. В случае отклонения задача возвращается пользователю, поручившему ее. (Чтобы вернуть права владельца задачи, ее необходимо вернуть в список задач (Список задач. Список задач отображается в папке «Задачи» и на панели задач в календаре.).) Если задача принята, пользователь, принявший ее, становится постоянным владельцем. Если он перепоручает задачу, ее владельцем становится пользователь, которому она перепоручена.
Только владелец может изменять задачу. При обновлении задачи владельцем в Microsoft Outlook обновляются все копии задачи: копия пользователя, отправившего первое поручение, а также копии всех предыдущих владельцев. После завершения задачи владельцем пользователю, поручившему задачу первым, всем предыдущим ее владельцам и всем, кто запросил отчет, отправляется отчет о состоянии.
Если задача назначена одновременно нескольким пользователям, хранение в списке задач ее обновляемой копии становится невозможным. Чтобы назначить один проект нескольким пользователям и при этом следить за ходом его выполнения, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности. Например, чтобы поручить составление отчета трем сотрудникам, создайте три задачи с именами «Отчет: составитель 1», «Отчет: составитель 2» и «Отчет: составитель 3».
Задание*
1. Составить задачу для себя с оповещением на каждую пятницу к 11.00. (т.е. задача должна быть повторяющаяся с указанием даты окончания 28.02.11)
Тема задачи: "Обновление базы данных"
Обратите внимание на поле "Ответственный", оно должно содержать Ваше имя.
На вкладке "Подробно" укажите объем работ - 35 минут.
Установите категорию задачи - Дела.
Отправьте отчет о выполнении задачи на адрес учителя.
Запланируйте время завершения задачи в календаре.
Планирование в календаре времени завершения задачи
Перетащите задачу, для которой необходимо запланировать время, из папки Задачи на кнопку Календарь в области переходов (Область навигации. Столбец, позволяющий получить доступ к папкам, которые используются для упорядочения сведений. Чтобы просмотреть элементы папки, щелкните ее. Область навигации содержит также раздел «Избранные папки» и кнопки для переключения между почтой, календарем, задачами и другими представлениями.).
На вкладке Встреча выберите необходимые параметры.
Примечание. Элемент любого типа можно преобразовать в элемент другого типа, перетащив его на кнопку папки в области переходов.
2. Составьте задачу "Обновление регистрационных данных МРЕВ", которую необходимо назначить другому пользователю.
Чтобы создать новую задачу (Задача. Личная или связанная с работой обязанность или поручение, за выполнением которых требуется проследить.), выберите в меню Файл команду Создать, а затем — команду Поручение. Чтобы назначить существующую задачу, откройте ее в списке задач (Список задач. Список задач отображается в папке «Задачи» и на панели задач в календаре.) и нажмите кнопку Назначить задачу.
В поле Кому (Поля «Кому», «Копия» и «СК». Сообщение отправляется адресатам, указанным в поле «Кому». Адресаты, указанные в полях «Копия» и «СК» (скрытая копия) также получают сообщение, однако другие адресаты не видят имена адресатов, заданные в поле «СК».) введите имя лица, которому требуется назначить задачу. Чтобы выбрать имя из списка, нажмите кнопку Кому.
В новой задаче введите имя в поле Тема. (В существующей задаче поле Тема уже заполнено.)
Выберите срок исполнения и необходимые параметры состояния.
Установите или снимите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.
Чтобы сделать задачу повторяющейся, выберите в меню Действия команду Повторение, установите необходимые параметры и нажмите кнопку OK.
Введите в текстовом поле задачи необходимые указания и сведения о задаче.
Нажмите кнопку Отправить
Комментариев нет:
Отправить комментарий